PURIZE® Filters | Hinweisgebersystem

Verfahrensordnung zu unserem Beschwerdesystem unserer Lieferketten

1. Wer kann Beschwerden abgeben? Welche Beschwerden werden bearbeitet?

Diese Verfahrensordnung richtet sich insbesondere an unsere Beschäftigten, Beschäftigte bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern, Anwohner, Anwohnerinnen rund um lokale Standorte und sonstige Betroffene sowie deren Vertreter (im Folgenden die „Hinweisgeber“). Über das LkSG Beschwerdeverfahren können potenzielle Risiken im Hinblick auf menschenrechtliche und umweltbezogene Belange beziehungsweise Pflichtverletzungen (im Folgenden „Vorfälle“) gemeldet werden.

2. Muss man Konsequenzen bei einer Beschwerde befürchten?

Hinweisgeber werden im besonderen Maße geschützt. Der Schutz von Hinweisgebern gilt für alle internen und externen Beschäftigten sowie für Geschäftspartner, Bewerber und andere externe Dritte. Dies gilt unabhängig davon, ob der Hinweisgeber selbst vom gemeldeten Vorfall betroffen ist. PURIZE® Filters GmbH & Co.KG und die entsprechenden Fachbereiche werden dabei grundsätzlich negative Konsequenzen aufgrund von Hinweisen oder Beschwerden nicht tolerieren und im Einzelfall konkrete Maßnahmen aufzeigen, mit denen Beschäftigte oder Zulieferer rechnen müssen, wenn Hinweisgeber negativen Konsequenzen ausgesetzt werden.

Die Bearbeitung der Hinweise und die entsprechende Untersuchung wird fair, objektiv und unter Wahrung der Vertraulichkeit durchgeführt. Die anwendbaren Vorschriften des Datenschutzes werden berücksichtigt.

3. Wie werden Beschäftigte geschützt?

Zum Schutz von Beschäftigten werden bei besonders sensiblen Hinweisen bzw. Vorfällen im Einzelfall die Hinweise und ihre Beschreibung von der internen Koordinationsstelle anonymisiert. Ein Rückschluss auf konkrete Beschäftigte oder Beschäftigten-Kleinstgruppen soll in der weiteren Bearbeitung dieser Vorfälle nicht möglich sein. Eine Anonymisierung findet nicht statt, wenn die interne Koordinationsstelle bei der Erstbewertung zu dem Schluss kommt, dass ein schwerwiegender Verstoß gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Belange zu befürchten ist.

4. Ist die zuständige Koordinationsstelle unabhängig?

Die interne Koordinationsstelle ist funktional und organisatorisch unabhängig von den geprüften Stellen sowie den Geschäfts- und Betriebsprozessen. Die interne Koordinationsstelle ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (auch hinsichtlich der Festlegung des Prüfungsumfangs und der Berichterstattung über Prüfungsergebnisse) und Bewertung ihrer Prüfungsergebnisse von Weisungen unabhängig.

5. Wie werden Zugangsbarrieren zum Beschwerdeverfahren vermieden?

PURIZE® Filters GmbH & Co.KG wird insbesondere folgende Maßnahmen ergreifen, um die Zugangsbarrieren zum Beschwerdeverfahren zu vermeiden:

• Mit dem G&O - System, als webseitenbasiertem Beschwerdekanal, wird eine Online-Maske zur Eingabe zur Verfügung gestellt, die einfach auffindbar ist.
• Informationen und der Zugang zu den Beschwerdekanälen werden in Deutsch und Englisch, sichergestellt.
• Das Verfahren ist mit keinen Kosten verbunden.

Die interne Koordinationsstelle bearbeitet von Hinweisgebern gemeldete Vorfälle. Negative Konsequenzen für Hinweisgeber werden nicht toleriert. Bei sensiblen Hinweisen werden die Angaben anonymisiert. Die interne Koordinationsstelle ist organisatorisch unabhängig und weisungsungebunden. Zugangsbarrieren zum Beschwerdeverfahren werden durch verschiedene Maßnahmen vermieden.

Details zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens

6. Beschwerde abgeben

Hinweisgeber haben die Möglichkeit, die Hinweise über die folgenden verschiedenen Kanäle anonym oder mit Kontaktangaben abzusetzen:

• E-Mail-Adresse: complaints@purize-filters.com
• Website: https://www.purize-filters.com

Hinweise werden nicht vorrangig bewertet oder aufgearbeitet, sondern gleich, entsprechend den vordefinierten Prozessen und Anforderungen geprüft.

7. Eingang dokumentieren

Jeder Hinweis, welcher durch die oben genannten Kanäle erfolgt, wird softwarebasiert im G&O - System als zentrales Dokumentationstool erfasst und dokumentiert. Dies gilt nicht nur für den Eingang, sondern für den gesamten Bearbeitungszeitraum und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

8. Eingangsbestätigung an Hinweisgeber

Nach Erhalt des Hinweises sendet die zuständige interne Koordinationsstelle an den bzw. die Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung wird umgehend versendet. Dabei wird der vom Hinweisgeber genutzte Beschwerdekanal berücksichtigt. Soweit eine Eingangsbestätigung nicht versendet werden kann, beispielsweise weil der Hinweisgeber keine Kontaktdaten angegeben hat, wird keine Eingangsbestätigung übermittelt.

9. Kommunikation an Hinweisgeber

Die interne Koordinationsstelle wird sich bemühen, so schnell wie möglich die erste Rückmeldung an den Hinweisgeber zu geben, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten nach der Eingangsbestätigung. Die interne Koordinationsstelle wird Hinweisgeber über getroffene Maßnahmen informieren. Die interne Koordinationsstelle wird sich bemühen, Hinweisgebern innerhalb von 6 Monaten nach der Eingangsbestätigung eine abschließende Rückmeldung im Hinblick auf den Vorfall zu geben. In Fällen, in denen eine umfassendere oder gründlichere Untersuchung erforderlich ist, kann unter Umständen eine diesbezügliche Rückmeldung später erfolgen. Eine entsprechende Statusmeldung an den Hinweisgeber zur weiteren Aufklärung des potenziellen Vorfalls wird – sofern möglich – gemacht.

Die Beschwerdeabgabe ist über mehrere Kanäle möglich. Jeder Hinweis wird softwarebasiert erfasst, dokumentiert und aufbewahrt. Jeder Hinweisgeber erhält, wenn möglich, eine Eingangsbestätigung. Eine erste Rückmeldung an Hinweisgeber soll spätestens nach 3 Monaten erfolgen. Eine abschließende Rückmeldung soll möglichst innerhalb von 6 Monaten erfolgen.

10. Zulässigkeit prüfen

Die interne Koordinationsstelle überprüft die Zulässigkeit des Hinweises und die LkSG Relevanz. Zulässig ist ein Hinweis, wenn er ausreichende und plausible Informationen über einen potenziellen Vorfall enthält, sodass eine weitere Bearbeitung möglich ist. Ein Hinweis ist relevant, wenn die Überprüfung ergibt, dass es Hinweise auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken in der Lieferkette oder im eigenen Geschäftsbereich gibt. Im Übrigen ist ein Hinweis relevant, wenn dieser potentielle Verletzungen der Vorschriften des LkSG, die durch das Unternehmen selbst, dessen unmittelbare oder mittelbare Zulieferer entstanden sind, beinhaltet.

Dabei ergeben sich die folgenden drei Fallgestaltungen:

• Fall 1: Hinweis ist zulässig und LkSG relevant weiter mit 10
• Fall 2: Hinweis ist nicht zulässig weiter mit 1
• Fall 3: Hinweis hat keine LkSG Relevanz Dem Hinweis muss ggf. durch andere Fachabteilungen aufgrund sonstiger Relevanz für PURIZE® Filters GmbH & Co. KG nachgegangen werden.

Nach Eingang eines Hinweises bestimmt sich das weitere Vorgehen der internen Koordinationsstelle danach, inwiefern die Koordinationsstelle den Hinweis als zulässig und LkSG relevant erachtet.

11. Erstbewertung durchführen

Die Beschwerde wird weitergehend untersucht, wenn sie schlüssig ist. Der potenzielle Hinweis wird weiterverfolgt, wenn nach den zur Verfügung gestellten Unterlagen, insbesondere der Sachverhaltsbeschreibung des Hinweisgebers, der Auswertung der vom Hinweisgeber im Einzelfall eingereichten Unterlagen und weiterer, ohne Weiteres zugänglicher Informationen ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. eine Verletzung der Vorschriften des LkSG wahrscheinlich ist.

Es werden keine zu hohen Anforderungen an die Annahme der Schlüssigkeit gestellt, etwa dass klare Beweise vorliegen müssen. Konkrete, mögliche bzw. wahrscheinliche Tatsachen und Anhaltspunkte müssen dem Verdacht jedoch zu Grunde liegen.

Ein zulässiger und LkSG relevanter Hinweis wird weitergehend untersucht, wenn die Prüfung aller verfügbaren Unterlagen ergibt, dass ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. eine Verletzung der Vorschriften des LkSG wahrscheinlich ist.

12. Schlichtungsverfahren durchführen

PURIZE® Filters GmbH & Co.KG kann mit dem Ziel der Wiedergutmachung ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung anbieten. Voraussetzung hierfür ist, dass der Hinweisgeber auch die vom potenziellen Verstoß betroffene Person ist. In einem solchen Schlichtungsverfahren wird eine gemeinsame Lösung zur Beilegung der Beschwerde gefunden. Sofern der Hinweisgeber das Angebot zum Schlichtungsverfahren annimmt, arbeitet die interne Koordinationsstelle gemeinsam mit den relevanten Fachbereichen mit dem Hinweisgeber mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten an einer Lösung und leitet korrespondierende Maßnahmen ein. Eine Verpflichtung zur Durchführung eines Schlichtungsverfahrens sieht das LkSG allerdings nicht vor. Auch die beispielsweise Wiedergutmachung ist grundsätzlich nicht verpflichtend.

Falls das Schlichtungsverfahren nicht durchgeführt wird oder zu keiner Lösung kommt, sind die Ausführungen in Punkt 13 anwendbar und die Beschwerde wird intern weiter aufgeklärt.

13. Beschwerde intern aufklären

Grundsätzlich bindet die interne Koordinationsstelle weitere Interessensgruppen bei der internen Aufklärung ein.

1. Das zentrale Risikomanagement von PURIZE® Filters GmbH & Co. KG wird eingebunden, um den Hinweis auf unternehmerische Risiken zu untersuchen.
2. Die interne Koordinationsstelle übermittelt eine Ermittlungsaufforderung an die zuständigen Fachbereiche, welche aufgefordert sind, für die Aufklärung des Hinweises folgende weitere Prozessschritte durchzuführen:
• Ermittlungsschritte definieren: Die Fachbereiche definieren die notwendigen Ermittlungsschritte, um dem Hinweis nachzugehen und den Sachverhalt abschließend zu bestimmen.
• Maßnahmen zur Ermittlung definieren: Die Fachbereiche definieren selbst die im Einzelfall angemessenen Maßnahmen, die zur Sachverhaltsermittlung erforderlich sind.
• Für den Fall, dass bei der Einordnung des Hinweises eine mittlere/hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere festgestellt wird, werden für Vorfälle in der Lieferkette hinzugezogen. Diese werden insbesondere bei der Definition der notwendigen Ermittlungsschritte, Koordination und Maßnahmenableitung eingebunden.
• Für den Fall, dass bei der Einordnung des Hinweises eine mittlere/hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere festgestellt wird, kann in Einzelfällen die interne Revision hinzugezogen werden.
• Ermittlungsschritte ausführen: Die definierten Ermittlungsschritte werden schnellstmöglich durchgeführt.
• Mit weiteren Fachbereichen abstimmen: Falls notwendig, werden weitere Fachbereiche involviert.
• Sachverhalt bewerten: Die Fachbereiche bewerten den Sachverhalt auf Basis der vorhandenen Informationen.
• Rückmeldung dokumentieren: Das Ergebnis der Sachverhaltsbewertung wird der internen Koordinationsstelle gemeldet und dokumentiert.
• Ableitung von Maßnahmen in Abstimmung der relevanten Fachabteilungen: Sofern sich der Hinweis bestätigt hat, formulieren die Fachbereiche notwendige Maßnahmen

Ein Schlichtungsverfahren kann auf freiwilliger Basis durchgeführt werden, wenn die Voraussetzungen hierfür gegeben sind. Eine Verpflichtung zur Durchführung eines Schlichtungsverfahrens besteht nicht. Zur internen Aufklärung der Beschwerde wird das Risikomanagement von PURIZE® Filters GmbH & Co.KG und die zuständigen Fachbereiche eingebunden. Der zuständige Fachbereich wird in der Folge aufgefordert, weitere Ermittlungsschritte zur Aufklärung des Hinweises durchzuführen.

14. Maßnahmen ergreifen

Ergibt die Untersuchung des Hinweises, dass ein Risiko besteht oder eine Verletzung vorliegt, werden in Abstimmung mit den relevanten Fachabteilungen entsprechende Präventions- bzw. Abhilfemaßnahmen ergriffen. Diese Maßnahmen können aus einem vorgefertigten Maßnahmenkatalog entnommen oder individuell im Einzelfall gestaltet und ergriffen werden.

Die konkrete Ausgestaltung, Durchführung und Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen liegt in der Verantwortung des jeweiligen Fachbereichs.

Zur Abhilfe eines Risikos oder einer Verletzung werden entsprechende Maßnahmen durch den jeweiligen Fachbereich ergriffen. Diese Maßnahmen können aus einem vorgefertigten Maßnahmenkatalog entnommen werden oder individuell für den jeweiligen Einzelfall ausgestaltet werden.

15. Abschließende Information des Hinweisgebers

Der Hinweisgeber wird transparent informiert, wie mit seiner Beschwerde verfahren und welche Maßnahmen ergriffen wurden.

16. Risk Manager

Risk Manager agieren für Vorfälle in der Lieferkette und im eigenen Geschäftsbereich. Sobald von einer schweren Verletzung von Menschenrechten / Umweltbelangen oder einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit auszugehen ist, wird ein Risk Manager hinzugezogen.

Sie haben eine Koordinations- und Unterstützungsfunktion zur Durchführung der notwendigen Ermittlungsschritte. Darüber hinaus haben Sie eine maßgebliche Rolle im Eskalationsmanagement gegenüber Lieferanten und Dienstleistern.